Die U1-Erstattung im Überblick | arbeitgeberversicherung.de

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Un­se­re U1-Er­stat­tung bei Krank­heit

So geht's: Be­rech­nung und Er­stat­tung der U1

Sie wollen wissen, wie sich Ihre Erstattungsbeträge im Krankheitsfall berechnen und für welche Zeiträume wir Ihre Zahlungen ausgleichen?

Nehmen Sie am Umlageverfahren U1 teil, erstatten wir Ihnen 80 Prozent Ihrer Aufwendungen bei Krankheit. Die auf das Arbeitsentgelt entfallenden Arbeitgeberbeitragsanteile zur Sozialversicherung sind mit dieser Erstattung abgegolten. So können Sie den Ausfall der Mitarbeiter leichter verkraften – wenigstens finanziell.

Das Entgeltfortzahlungsgesetz sorgt für eine wirksame Absicherung aller Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer im Krankheitsfall. Grundsätzlich haben alle Arbeitnehmer Anspruch auf Entgeltfortzahlung durch den Arbeitgeber bis zu einer Dauer von sechs Wochen. Ganz unabhängig von der Höhe der wöchentlichen oder monatlichen Arbeitszeit.

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U1-Er­stat­tung

Wir er­stat­ten Ih­nen die Ent­gelt­fort­zah­lung im U1-Ver­fah­ren

Erkranken Mitarbeiter, kann das eine längere Ausfallzeit am Arbeitsplatz bedeuten. Arbeitgeber zahlen zunächst den vollen Lohn weiter – bis zu sechs Wochen. Erkranken Mitarbeiter ohne eigenes Zutun, haben sie gegenüber dem Arbeitgeber Anspruch auf bis zu 42 Kalendertage Entgeltfortzahlung. Auch dann, wenn sich die Erkrankung auf mehrere Krankheitszeiträume verteilt. Auslöser für diesen Anspruch ist die Arbeitsunfähigkeit, die vom Arzt festgestellt wird.

Krank im neuen Arbeitsverhältnis?

Ein neues Arbeitsverhältnis muss mindestens vier Wochen ununterbrochen bestehen, ehe der Arbeitnehmer im Krankheitsfall Anspruch auf Entgeltfortzahlung hat. Erst nach Ablauf dieser Zeit hat der Arbeitgeber eine Fortzahlungsverpflichtung.

Die Ent­gelt­fort­zah­lung im Über­blick

Die War­te­zeit im De­tail

Der Anspruch auf Entgeltfortzahlung entsteht erst nach vierwöchiger, ununterbrochener Dauer der Beschäftigung. Der Anspruch auf Entgeltfortzahlung beginnt am ersten Tag der fünften Beschäftigungswoche, dem 29. Tag.

Sie berechnen die Vier-Wochenfrist von der geplanten Arbeitsaufnahme an. Der erste Arbeitstag wird dabei mitgezählt. Es spielt keine Rolle, ob Beginn und/oder Ende der Wartezeit auf einen Sonn- oder Feiertag fallen. Nach vier Wochen, also genau nach 28 Tagen, ist die Wartezeit beendet.

Für den Beginn der Wartezeit kommt es nicht darauf an, ob eine tatsächliche Arbeitsleistung erfolgt. Entscheidend ist der rechtliche Bestand des Arbeitsverhältnisses. Wird ein Arbeitsverhältnis rechtlich und tatsächlich unterbrochen, beginnt die Wartezeit neu.

Beispiel:

Ein Arbeitnehmer nimmt am 01.08. eine unbefristete Beschäftigung auf.

Die Wartezeit läuft vom 01.08. bis 28.08.

Der Arbeitgeber muss Entgeltfortzahlung erst nach Ende der Wartezeit leisten, hier ab 29.08.

Hö­he der Ent­gelt­fort­zah­lung

Sie zahlen dem Mitarbeiter das ihm zustehende Arbeitsentgelt weiter. Das ist grundsätzlich die volle Vergütung einschließlich etwaiger Zuschläge.

Die Methode zur Fortzahlung des Arbeitsentgelts bzw. zur Bestimmung des fortgezahlten Arbeitsentgelts richtet sich nach den konkreten arbeitsrechtlichen Gegebenheiten. Danach ist eine arbeits-, werk- oder kalendertägliche Berechnungsweise möglich.

Ent­gelt­fort­zah­lung bei Stun­den­lohn

Bei einem Stundenlohn multiplizieren Sie die wegen Arbeitsunfähigkeit ausgefallenen Stunden mit dem Stundenlohn.

Beispiel:

Arbeitsunfähig erkrankt vom 02.02. bis 05.02. (4 Tage)

Stundenlohn: 11,25 Euro Brutto, Arbeitszeit: 6 Stunden täglich, 5-Tage-Woche

Entgeltfortzahlung Arbeitgeber:

Ausgefallene Arbeitszeit: 24 Stunden.

24 Stunden x 11,25 Euro = 270,00 Euro

U1-Erstattung der Arbeitgeberversicherung:

270,00 Euro x 80 Prozent =216,00 Euro Erstattungsbetrag inklusive Beitragsanteil

Ent­gelt­fort­zah­lung bei Mo­nats­lohn nach Ar­beits­ta­gen

Erfolgt die Entgeltfortzahlung in Ihrem Betrieb nach Arbeitstagen, ermitteln Sie zunächst den Tagesbetrag, indem Sie das Monatsgehalt durch die Anzahl der Arbeitstage des betreffenden Monats teilen. Anschließend multiplizieren Sie diesen Betrag mit der Anzahl der ausgefallenen Arbeitstage.

Beispiel:

Arbeitsunfähig erkrankt vom 25.05. bis 03.07.2018

Monatslohn von 1425,30 Euro Brutto

5-Tage-Woche montags bis freitags

Entgeltfortzahlung Arbeitgeber:

Mai - 19 Arbeitstage - 1425,40 Euro : 19 = 75,02 Euro x 5 = 375,10 Euro

Juni - 21 Arbeitstage - 1425,40 Euro

Juli - 22 Arbeitstage - 1425,40 Euro : 22 = 64,79 Euro x 2 = 129,58 Euro

insgesamt : 1930,08 Euro

U1-Erstattung der Arbeitgeberversicherung:

1930,08 Euro x 80 Prozent = 1544,06 Euro inklusive Beitragsanteil

Ent­gelt­fort­zah­lung bei Mo­nats­lohn nach Ka­len­der­ta­gen

Erfolgt die Entgeltfortzahlung in Ihrem Betrieb nach Kalendertagen, teilen Sie das Monatsgehalt durch die Anzahl der Kalendertage des jeweiligen Monats und multiplizieren es mit der Anzahl der ausgefallenen Kalendertage.

Bespiel:

Arbeitsunfähig erkrankt vom 25.05. bis 03.07.

Monatslohn von 1425,40 Euro Brutto

Entgeltfortzahlung Arbeitgeber:

Mai 1425,40 Euro : 31 = 45,98 Euro x 7 = 321,86 Euro

Juni: 1425,40 Euro

Juli: 1425,40 Euro : 31 = 45,98 Euro x 3 = 137,94 Euro

insgesamt : 1885,20 Euro

Erstattung Arbeitgeberversicherung

1885,20 Euro x 80 Prozent = 1508,16 Euro inklusive Beitragsanteil

Ent­gelt­fort­zah­lung bei schwan­ken­den Ar­beits­zei­ten

In manchen Branchen schwanken Arbeitszeiten von Monat zu Monat. Sind die Arbeitszeiten in einem Schichtsystem bereits vorausgeplant, steht damit auch die regelmäßige Arbeitszeit fest, die für die Entgeltfortzahlung relevant ist. Bei schwankender individueller Arbeitszeit ist eine vergangenheitsbezogene Berechnung zulässig. Als Richtgröße nehmen Sie dabei den letzten Abrechnungsmonat.

Das Entgelt, das in diesem Abrechnungszeitraum erzielt wurde, teilen Sie durch die Anzahl der tatsächlichen Arbeitstage des betreffenden Monats. Danach multiplizieren Sie diesen Wert mit der Anzahl der ausgefallenen Arbeitstage. Spiegelt das Ergebnis nicht die tatsächlichen Verhältnisse wider, erweitern Sie den Berechnungszeitraum auf bis zu zwölf Monate.

Be­rech­nungs­wei­sen der Ent­gelt­fort­zah­lung

Aus Tarif- oder Arbeitsverträgen können sich andere Berechnungsweisen als die oben angesprochenen ergeben. Die einmal festgelegte Berechnungsweise für Ihr Unternehmen behalten Sie natürlich auch bei der Abrechnung der Arbeitgeberaufwendungen bei Krankheit (U1-Erstattung) mit der Arbeitgeberversicherung bei.

Ent­gelt­fort­zah­lung bei der­sel­ben Krank­heit

Sie zahlen das Entgelt nicht unbegrenzt für jede Erkrankung. Innerhalb eines Zeitjahres zahlen Sie nur für insgesamt sechs Wochen wegen derselben Krankheit. Auch dann, wenn sich der Anspruch auf mehrere Krankheitszeiträume verteilt.

Für Arbeitgeber ist es anhand der vorgelegten Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen nicht immer einfach zu entscheiden, ob dem Mitarbeiter noch Entgeltfortzahlung zusteht oder ob er aufgrund von Vorerkrankungen keine Entgeltfortzahlung mehr leisten muss. Falls der Beschäftigte vor Beginn einer neuen Arbeitsunfähigkeit mindestens sechs Monate nicht wegen derselben Krankheit gefehlt hat, hat er in jedem Fall einen neuen Anspruch auf sechs Wochen Entgeltfortzahlung.

Krankengeld

Ist der Anspruch des einzelnen Mitarbeiters von maximal sechs Wochen Entgeltfortzahlung aufgebraucht, setzt normalerweise die Zahlung von Krankengeld durch die gesetzliche Krankenversicherung ein. Geringfügig Beschäftigte haben in der Regel keinen Anspruch auf Krankengeld.

Ent­gelt­fort­zah­lung bei wie­der­hol­ten Er­kran­kun­gen

Ist Ihr Mitarbeiter innerhalb von zwölf Monaten zweimal krankgeschrieben, schauen Sie, ob seit der letzten Arbeitsunfähigkeit sechs Monate vergangen sind:

  • Ja: Mitarbeiter hat erneut Anspruch auf volle sechs Wochen Entgeltfortzahlung.
  • Nein: Sprechen Sie die zuständige Krankenkasse an, ob die neue Arbeitsunfähigkeit auf derselben Krankheit beruht und es anrechenbare Vorerkrankungen gibt.

Angerechnet werden nur Erkrankungen wegen derselben Krankheit. Dafür muss man die Krankheitsursache kennen. Diese ist dem Arbeitgeber jedoch meist unbekannt. Um die gesetzliche Regelung anwenden zu können, können Arbeitgeber bei Bedarf per Datensatz die Vorerkrankungszeiten bei der Krankenkasse anfordern.

Lohn­fort­zah­lung bei

Minijobbern

Rehabilitation und Organspende

Er­stat­tungs­fä­hi­ge Auf­wen­dun­gen

Die gesetzlichen Vorschriften des Entgeltfortzahlungsgesetzes bilden die Grundlage der Entgeltfortzahlung für alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer in Deutschland. Eine Erstattung der Arbeitgeberaufwendungen orientiert sich also immer an diesen gesetzlichen Mindeststandards.

Diese Standards können Arbeitgeber durch freiwillige Absprachen, Arbeitsverträge und Tarifverträge verändern – jedoch nur, wenn Arbeitnehmer dadurch keine Nachteile gegenüber der gesetzlichen Regelung haben.

Gut zu wissen:
Manchmal ist nicht auf dem ersten Blick klar, ob das Entgelt erstattet werden kann oder nicht. Hier erfahren Sie mehr.
Die Entgeltfortzahlungsansprüche können Sie übrigens im Vorfeld mit der Krankenkasse klären.

Die U1-Er­stat­tung und die Bei­trags­be­mes­sungs­gren­ze der ge­setz­li­chen all­ge­mei­nen Ren­ten­ver­si­che­rung

Bei­trags­be­mes­sungs­gren­ze

Die Arbeitgeberversicherung begrenzt den erstattungsfähigen Betrag der Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall auf die Beitragsbemessungsgrenze der allgemeinen Rentenversicherung. Damit erstatten wir die Arbeitgeberanteile zum Gesamtsozialversicherungsbeitrag unter Beachtung der Beitragsbemessungsgrenze pauschal, wie in unserer Satzung festgelegt. Das erstattungsfähige Arbeitsentgelt wird entsprechend den Grundsätzen des § 22 Abs. 2 Satz 1 SGB IV ermittelt.

Das im maßgebenden Monat tatsächlich erzielte Arbeitsentgelt und die Entgeltfortzahlung werden nach dem Verhältnis ihrer Höhe so zueinander vermindert, dass sie zusammen höchstens die Beitragsbemessungsgrenze erreichen.

Eine Begrenzung des erstattungsfähigen Arbeitsentgelts auf ein 1/30 der monatlichen Beitragsbemessungsgrenze für den Kalendertag findet somit - ungeachtet der arbeits-, werk- oder kalendertäglichen Berechnungsweise der Entgeltfortzahlung – nicht statt.

Bei­spiel 1: Ar­beitsein­kom­men liegt über der Bei­trags­be­mes­sungs­gren­ze West

Die Entgeltfortzahlung richtet sich nach Arbeitstagen (hier: 20 Tage im betreffenden Monat)

Unser Erstattungssatz beträgt 80 %, mit der Erstattung sind die Arbeitgeberbeitragsanteile abgegolten. Für die Erstattung wird das Arbeitsentgelt nur bis zu einem Betrag in Höhe der Beitragsbemessungsgrenze der allgemeinen Rentenversicherung (im Jahr 2018: 6.500 Euro) berücksichtigt.

Monatliches Arbeitsentgelt: 6.850,00 Euro

krankheitsbedingter Arbeitsausfall: 6 Arbeitstage

Entgeltfortzahlung: (6.850,00 Euro : 20 x 6 =) 2.055,00 Euro

Berücksichtigungsfähiges Arbeitsentgelt:

(6.500 Euro : 20 x 6 =) 1.950,00 Euro

Erstattungsfähiger Betrag (1.950,00 Euro x 80 % =) 1.560,00 Euro

Eine Kürzung des berücksichtigungsfähigen (fortgezahlten) Arbeitsentgelts (hier: 1.950,00 Euro) auf 6/30 der monatlichen Beitragsbemessungsgrenze der allgemeinen Rentenversicherung (2018 = 1.300,00 Euro) ist nicht zulässig.

Bei­spiel 2: Ar­beitsein­kom­men liegt un­ter der Bei­trags­be­mes­sungs­gren­ze West

Die Entgeltfortzahlung richtet sich nach Arbeitstagen (hier: 21 Tage im betreffenden Monat)

Unser Erstattungssatz beträgt 80 %, mit der Erstattung sind die Arbeitgeberbeitragsanteile abgegolten. Für die Erstattung wird das Arbeitsentgelt nur bis zu einem Betrag in Höhe der Beitragsbemessungsgrenze der allgemeinen Rentenversicherung (im Jahr 2018: 6.500 Euro) berücksichtigt.

Monatliches Arbeitsentgelt: 5075,00 Euro

krankheitsbedingter Arbeitsausfall: 1 Arbeitstag

Entgeltfortzahlung (5075,00 Euro : 21 x 1 =) 241,67 Euro

Berücksichtigungsfähiges Arbeitsentgelt 241,67 Euro

Erstattungsfähiger Betrag (241,67 Euro x 80 % =) 193,34 Euro
Eine Kürzung des berücksichtigungsfähigen (fortgezahlten) Arbeitsentgelts (hier: 241,67 Euro) auf 1/30 der monatlichen Beitragsbemessungsgrenze der allgemeinen Rentenversicherung (2018 = 216,67 Euro) ist nicht zulässig.

Er­stat­tung in je­dem Fall

Übersteigt das fortgezahlte Arbeitsentgelt für den Erstattungszeitraum oder die Höhe Ihrer darauf entfallenden Arbeitgeberanteile die ermittelte anteilige Beitragsbemessungsgrenze? Auch in diesem Fall weisen wir Ihren Erstattungsantrag nicht ab. Stattdessen korrigieren wir Ihren Antrag und erstatten Ihnen Ihre Aufwendungen – unkompliziert und schnell.

Fragen zu unserer U1-Erstattung?

Wir helfen gerne!

Un­ser Kon­takt­for­mu­lar

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Hartmut Schneider

Arzt Kauf­be­u­ren

Fehler passieren. Ohne dass ich meine fehlerhaften Angaben korrigiert habe, hat die Arbeitgeberversicherung sofort reagiert und mir den richtigen Betrag erstattet. Das nenne ich Service.