Erstattungsverfahren: Unsere FAQ | arbeitgeberversicherung.de

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Das ma­schi­nel­le Erstattungs­verfahren

Anträge auf Erstattung Ihrer Arbeitgeberaufwendungen übermitteln Sie direkt über Ihr Entgeltabrechnungsprogramm oder über die Ausfüllhilfe sv.net. Auf gleichem Wege erhalten Sie zu jedem Antrag eine maschinelle Rückmeldung.

Nachfolgend finden Sie die häufigsten Fragen zum Erstattungsverfahren.

Ein Mann am Büroarbeitsplatz.

Schnell gelesen, schnell informiert

Häu­fi­ge Fra­gen zum Erstattungs­verfahren nach dem AAG

Was ist das ma­schi­nel­le Erstattungs­verfahren?

Anträge auf Erstattung der Arbeitgeberaufwendungen bei Krankheit U1 und Mutterschaft U2 können Sie ganz einfach elektronisch übermitteln. Dieses Vorgehen ist Teil der verbindlichen Regelungen, die der Spitzenverband für eine elektronische Datenübermittlung getroffen hat. Festgehalten sind diese Regelungen in den Gemeinsamen Grundsätzen für das Antragsverfahren auf Erstattung nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz.

In diesen Grundsätzen erfahren Sie zum Beispiel,

  • welche Entgeltabrechnungsprogramme bzw. maschinelle Ausfüllhilfen Sie nutzen können,
  • welche Datensätze und Datenbausteine es für Anträge auf Erstattungen bei Krankheit und Mutterschaft gibt,
  • was die einzelnen Datensätze und Datenbausteine beinhalten müssen,
  • wie Sie Anträge an uns übermitteln und
  • welche Rückmeldungen Sie erhalten.

Über das technische Verfahren und die fachlichen Inhalte der Datenbausteine informieren die Verfahrensbeschreibung für das Antragsverfahren auf Erstattung nach dem AAG. In dieser Verfahrensbeschreibung ist auch festgehalten, wie diese Daten weiter verarbeitet werden.

Be­nö­ti­ge ich die Be­triebs­num­mer für das ma­schi­nel­le Erstattungs­verfahren?

Als Arbeitgeber übermitteln Sie die Erstattungsanträge per Datenübertragung über Ihr Abrechnungsprogramm oder maschinell erstellte Ausfüllhilfe sv.net. Damit die Daten bei uns ankommen, müssen Sie die Einzugsstellennummer/Betriebsnummer angeben.

Die Betriebsnummer für das allgemeine Antragsverfahren und für Minijobs lautet: 980 0000 6.

Knappschaftliche Betriebe sowie Unternehmen, deren Beschäftigte knappschaftliche Arbeiten verrichten, nutzen die 980 940 32.

Wie funk­tio­niert das ma­schi­nel­le Erstattungs­verfahren?

Anträge auf Erstattung Ihrer Arbeitgeberaufwendungen lassen Sie uns direkt durch Ihr Entgeltabrechnungsprogramm oder über die maschinelle Ausfüllhilfe sv.net zukommen. Im Anschluss erhalten Sie auf dem gleichen Wege zu jedem Antrag eine Rückmeldung.

Was ma­che ich, wenn ich ei­nen fal­schen An­trag über­mit­telt ha­be?

Haben Sie irrtümlich einen Datensatz übermittelt oder festgestellt, dass Sie unzutreffende Angaben übermittelt haben? Dann stornieren Sie den entsprechenden Datensatz. Bei unzutreffenden Angaben erstellen Sie den bereits übermittelten Datensatz mit dem Stornierungsmerkmal erneut – und zusätzlich einen neuen Datensatz mit den richtigen Werten.

Angaben, die sich im Nachhinein geändert haben, die Sie aber zum Zeitpunkt der Übermittlung der Erstattungsanträge richtig ermittelt haben, brauchen Sie nicht durch Stornierung und Neuabgabe eines Erstattungsantrags zu korrigieren. Es sei denn, es ergeben sich dabei Änderungen in Bezug auf den Erstattungszeitraum bzw. den Erstattungsbetrag.

Wie er­fah­re ich, ob mein An­trag be­wil­ligt wur­de?

Sie erhalten zu jedem Antrag eine maschinelle Rückmeldung. In dieser sehen Sie, ob wir Ihrem Antrag

  • in voller Höhe,
  • nicht in voller Höhe oder
  • nicht entsprochen haben.

Die Rückmeldung erhalten Sie mit dem Datensatz Rückmeldung AAG (DSRA) und dem Datenbaustein Rückmeldung AAG (DBRA). Neben den Angaben zum betreffenden Antrag melden wir Ihnen den beantragten und den festgestellten Erstattungsbetrag zurück.

Die Rückmeldung rufen Sie einfach über Ihr Abrechnungsprogramm oder über das Postfach Ihres Kontos bei sv.net ab.

Wichtig für Sie ist der Grund, warum wir manchmal zu einem anderen Ergebnis kommen. Daher sind in der Rückmeldung zahlreiche Abweichungsgründe enthalten. Diese spiegeln die in der Praxis am häufigsten vorkommenden Ursachen für eine anteilige Erstattung wieder.

Wa­rum kann der Er­stat­tungs­be­trag im U1-Ver­fah­ren vom be­an­trag­ten Wert ab­wei­chen?

Grund der Abweichung
01Erstattungssatz nicht korrekt
02Erstattungszeitraum abweichend vom Beschäftigungszeitraum
03Erstattung U1 über RV-BBG-Ost beantragt und auf RV-BBG-Ost reduziert (Satzungsregelung)
04Erstattung U1 über RV-BBG-West beantragt und auf RV-BBG-West reduziert (Satzungsregelung)
05Kürzung wegen des Bezuges einer Entgeltersatzleistung
06Erstattungszeitraum fällt in den Wartezeitraum (28 Tage seit Aufnahme der Beschäftigung)
07Erstattungszeitraum abweichend zum bestehenden EFZ-Anspruch (z. B. Höchstanspruchsdauer überschritten)
08Erstattung für den ersten Tag der AU beantragt, an dem aber noch gearbeitet wurde
13Antrag umfasste bereits erstattete Zeiträume
14Sonstiges
15Es konnte keine Teilnahme am Umlageverfahren für den Erstattungszeitraum festgestellt werden
16Es ist keine Versicherungszeit/Mitgliedschaft für den Beschäftigen feststellbar
17Geringfügig Beschäftigter - Zuständigkeit KBS (§ 2 Abs. 1 AAG)
18Erstattungszeitraum ist verjährt (§ 6 Abs. 1 AAG)
20GSV-Beiträge bei U1-Erstattungen nicht erstattungsfähig (Satzungsregelung)
21Erstattungszeitraum fällt vollständig in den Bezug einer Entgeltersatzleistung
22Erstattungszeitraum liegt vollständig im Wartezeitraum (28 Tage seit Aufnahme der Beschäftigung)
23Für den Erstattungszeitraum besteht kein EFZ-Anspruch (z.B. Höchstanspruchsdauer überschritten)
25Erstattungszeitraum liegt vollständig in einem bereits erstatteten Zeitraum
26Der Antrag enthält Arbeitsentgeltbestandteile, die nicht erstattungsfähig sind
27Für die Person besteht kein Erstattungsanspruch nach dem AAG
28Fehlzeit bestand aufgrund Erkrankung des Kindes
29Versagung wegen fehlender Mitwirkung (§ 4 Abs. 1 AAG)
30Teilnahme am freiwilligen Ausgleichsverfahren nach § 12 AAG

Wa­rum kann der Er­stat­tungs­be­trag im U2-Ver­fah­ren vom be­an­trag­ten Wert ab­wei­chen?

Grund der Abweichung
02Erstattungszeitraum abweichend vom Beschäftigungszeitraum
05Kürzung wegen des Bezuges einer Entgeltersatzleistung
09Erstattungszeitraum abweichend zum Mutterschaftsgeldzeitraum
10Mutterschaftsgeld nicht korrekt berücksichtigt
11GSV-Beitrag im Erstattungsbetrag nicht pauschal berücksichtigt
12GSV-Beitrag im Erstattungsbetrag nicht in tatsächlicher Höhe berücksichtigt
13Antrag umfasste bereits erstattete Zeiträume
14Sonstiges
15Es konnte keine Teilnahme am Umlageverfahren für den Erstattungszeitraum festgestellt werden
16Es ist keine Versicherungszeit/Mitgliedschaft für den Beschäftigen feststellbar
17Geringfügig Beschäftigter - Zuständigkeit KBS (§ 2 Abs. 1 AAG)
18Erstattungszeitraum ist verjährt (§ 6 Abs. 1 AAG)
19Beschäftigungsverbot nicht alleiniger Grund für Arbeitsausfall
21Erstattungszeitraum fällt vollständig in den Bezug einer Entgeltersatzleistung
24Für den Erstattungszeitraum liegt kein Mutterschaftsgeldzeitraum vor
25Erstattungszeitraum liegt vollständig in einem bereits erstatteten Zeitraum
26Der Antrag enthält Arbeitsentgeltbestandteile, die nicht erstattungsfähig sind
27Für die Person besteht kein Erstattungsanspruch nach dem AAG
29Versagung wegen fehlender Mitwirkung (§ 4 Abs. 1 AAG)
30Teilnahme am freiwilligen Ausgleichsverfahren nach § 12 AAG
31Beschäftigungsverbot liegt (teilweise) innerhalb einer Schutzfrist nach dem MuSchG
32Es liegt kein Beschäftigungsverbot vor

Er­hal­te ich ne­ben der Rück­mel­dung per Da­ten­satz ei­ne Mit­tei­lung per Post?

Sie erhalten im maschinellen Verfahren immer eine Rückmeldung per Datensatz – zu jedem Antrag. Diese Rückmeldung rufen Sie selbst über Ihr Abrechnungsprogramm oder über das Postfach Ihres Kontos bei sv.net ab.

Eine zusätzliche Mitteilung per Post erhalten Sie in der Regel nicht.

Kann je­der Ar­beit­ge­ber am ma­schi­nel­len Erstattungs­verfahren teil­neh­men?

Ja. Über das maschinelle Erstattungsverfahren können uns alle Arbeitgeber ihre Anträge einfach per Datensatz übermitteln.

Wer kann die An­trä­ge auf Er­stat­tung noch in Pa­pier­form stel­len?

Zwei Personengruppen können Anträge auf Erstattung der Arbeitgeberaufwendungen bei Krankheit und Mutterschaft noch in Papierform stellen:

  1. Arbeitgeber in Privathaushalten
  2. Arbeitgeber, die mildtätige, kirchliche, religiöse, wissenschaftliche oder gemeinnützige Zwecke im Sinne des § 10b Einkommensteuergesetz - EStG (z. B. eingetragene Vereine) verfolgen und keine Möglichkeit zur Datenübermittlung durch Datenübertragung haben.

Arbeitgeber in Privathaushalten rufen uns einfach an oder finden die Anträge hier.

Wel­che Ab­rech­nungs­pro­gram­me eig­nen sich für das ma­schi­nel­le An­trags­ver­fah­ren?

Entgeltabrechnungsprogramme müssen stets zertifiziert sein. Diese Programme können Sie für das maschinelle Antragsverfahren auf Erstattung nach dem AAG nutzen.

Wo fin­de ich De­tai­l­in­for­ma­tio­nen zum ma­schi­nel­len An­trags­ver­fah­ren?

Der Spitzenverband der Krankenkassen (GKV-Spitzenverband) hat für den Datenaustausch gemeinsame Grundsätze und die Verfahrensbeschreibung für das maschinelle Antragsverfahren auf Erstattung nach dem AAG aufgestellt.

Wir stellen Ihnen die aktuelle Fassung der Grundsätze und die Verfahrensbeschreibung für das maschinelle Antragsverfahren zur Verfügung.

Prak­ti­sche Aus­füll­hil­fe

Das Erstattungs­verfahren über sv.net

Auch ohne ein zertifiziertes Abrechnungsprogramm können Sie Anträge auf Erstattung Ihrer Arbeitgeberaufwendungen ausfüllen und online übermitteln: ganz einfach mit sv.net.

Ihre Eingaben prüft sv.net automatisch. Wenn Daten fehlen oder unplausibel sind, erhalten Sie einen Hinweis. Die Prüfungen sind ebenso umfangreich wie bei anderen zugelassenen Abrechnungsprogrammen.

Ihre Anträge gelangen über das Internet an die Informationstechnische Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung (ITSG). Als zentrale Annahmestelle leitet die ITSG Ihre Anträge auf Erstattung (U1 und U2) an uns weiter.

Häu­fi­ge Fra­gen zur Aus­füll­hil­fe sv.net

Was ist ei­gent­lich sv.net?

Arbeitgeber ohne Entgeltabrechnungssoftware können über sv.net ihre Meldungen rund um die Sozialversicherung verschlüsselt elektronisch übermitteln – wie es gesetzlich vorgeschrieben ist.

Die ITSG hat sv.net im Auftrag der gesetzlichen Krankenkassen entwickelt und bietet diesen Dienst selbst an.

Mit sv.net können Sie unter anderem Erstattungsanträge nach dem AAG für Ihre Arbeitnehmer übermitteln. Sie können damit nicht nur Daten für Versicherte der KNAPPSCHAFT und für geringfügig Beschäftigte abgeben, sondern auch für Versicherte anderer Krankenkassen.

Wa­rum ist sv.net für mich in­ter­essant?

Die ursprüngliche Zielgruppe von sv.net waren Arbeitgeber mit wenigen Mitarbeitern, die kein Entgeltabrechnungsprogramm nutzen. Aber auch große Unternehmen, Lohnabrechnungsdienstleister und Steuerberater greifen immer öfter darauf zurück. Zum Beispiel, um Einzelfälle elektronisch abzuwickeln.

Wel­che Ver­sio­nen von sv.net gibt es?

Aktuell steht das Programm in einer online- und einer PC-basierten Variante zur Verfügung.

sv.net/standard ist eine betriebssystemunabhängige Internetanwendung. Mit dieser können Sie mittels Ihrer Betriebsnummer Erstattungsanträge, Sozialversicherungsmeldungen, Beitragsnachweise etc. schnell online erstellen und an die gesetzlichen Sozialversicherungsträger übermitteln.

Um sv.net/standard nutzen zu können, müssen Sie sich lediglich online registrieren. Bei der erstmaligen Nutzung identifizieren Sie sich mit Ihrer Betriebsnummer. Bei späteren Eingaben reichen Ihr Benutzername und Ihr Passwort aus.

sv.net/comfort ist eine lokale Einzelplatzanwendung, die Ihnen zum Download zur Verfügung steht. Sie bietet eine eigene Datenbank, in der Sie Ihre Meldesachverhalte speichern können.

Kostenfrei bleibt die Nutzung beider Produktversionen, wenn

  • Sie nicht mehr als 100 Transaktionen im Kalenderjahr vornehmen
  • Sie Meldungen ausschließlich für eine Betriebsnummer übermitteln
  • nicht mehr als ein Benutzer für diese Betriebsnummer registriert ist.

Beide Varianten des Programms setzen eine Registierung bei der ITSG voraus. Weitere Informationen zum Produkt finden Sie in der Produktbeschreibung.

Wo er­hal­te ich sv.net?

sv.net/standard
Die browserbasierte Anwendung sv.net/standard finden Sie hier.

sv.net/comfort
sv.net/comfort können Sie direkt bei der ITSG herunterladen.

Wer hilft mir bei tech­ni­schen Pro­ble­men?

Bei technischen Problemen wenden Sie sich bitte an die technische sv.net-Hotline der ITSG:
Tel. 061 04 - 947 36-402

Ma­schi­nel­les Erstattungs­verfahren

Wie er­hal­te ich den Er­stat­tungs­be­trag?

Sie wählen selbst die Form der Erstattung aus: Überweisung, Verrechnung oder Gutschrift.

Bei der Erstattung übernehmen wird den Zahlweg, den Sie bei der Übermittlung des Antrags ausgewählt haben.

Weist Ihr Beitragskonto Zahlungsrückstände auf, rechnen wir den bewilligten Erstattungsbetrag zuerst mit den fälligen Sozialversicherungsbeiträgen auf. Diese Abwicklung des Arbeitgeberausgleichs über das Beitragskonto sieht der Gesetzgeber ausdrücklich vor. Bitte denken Sie daran, dass auch die Stornierung eines Antrags eine Forderung auf dem Beitragskonto bewirken kann.

Wichtig zu wissen:

Liegt der Aufrechnungsbetrag bei mindestens sieben Euro, informieren wir Sie über eine Aufrechnung zusätzlich schriftlich per Post.

So le­gen Sie den Zahl­weg fest:

Über­wei­sung

Wir überweisen den Erstattungsbetrag ausschließlich auf die von Ihnen im maschinellen Antrag übermittelte Kontoverbindung. Haben Sie einen Verwendungszweck im Antrag angegeben, übernehmen wir diesen. Ansonsten erfolgt die Erstattung mit dem Verwendungszweck „Erstattung AAG“.

Gut zu wissen:
Haben Sie keine Einzugsermächtigung für Gesamtsozialversicherungsbeiträge erteilt, empfehlen wir Ihnen die Erstattungsform Überweisung.

Ver­rech­nung

Sie wünschen, dass der Erstattungsbetrag mit Ihren zu zahlenden Beiträgen verrechnet wird? So funktioniert's:

  • Übermitteln Sie den Erstattungsantrag bis spätestens vier Arbeitstage vor dem Tag der Fälligkeit der Beiträge.
  • Geben Sie den Beitragsmonat für die Verrechnung an.
  • Die Verrechnung mit den abzuführenden Beiträgen erfolgt erst, nachdem wir über Ihren Erstattungsantrag entschieden haben.
  • Steht der zu zahlende Beitrag durch eine vorzeitige Verrechnung zum Fälligkeitstag nicht vollständig bereit, erhebt die Einzugsstelle Säumniszuschläge.

Gut zu wissen:

Ist die Erstattung höher als die Beitragsforderung, verbleibt die restliche Erstattung als Guthaben auf dem Beitragskonto. Haben Sie eine Einzugsermächtigung erteilt, wird das Guthaben automatisch mit der nächsten Beitragsfälligkeit verrechnet. Sie sind Selbstzahler und wünschen eine nachträgliche Erstattung? Dann wenden Sie sich bitte an Ihre Einzugsstelle.

Beschäftigen Sie Minijobber, ist die Minijob-Zentrale Ihr Ansprechpartner bei Fragen rund um Fälligkeit und Einzug.

Haben Sie sozialversicherungspflichtige Arbeitnehmer, ist die Knappschaft Ihr Partner bei Fragen zu Fälligkeit und Einzug.

Gut­schrift

Wählen Sie für die Erstattung die Gutschrift, erfolgt diese auf Ihr Beitragskonto. Bei Beitragsrückständen gilt – soweit nicht anders bestimmt – die gesetzliche Tilgungsreihenfolge.

Kontaktbox (verweist auf: Kontaktformular)

Bei Fragen zum Erstattungsverfahren

helfen wir Ihnen gerne!